Po co nam rachunkowość? Można się spotkać z opiniami, choć ciężko stwierdzić na ile są one powszechne, że rachunkowość, czy może bardziej jeden jej działów – księgowość, istnieje wyłącznie ze względu na przepisy i wymogi prawne, które nakazują ją prowadzić. Zgodnie z tą opinią, straciłaby ona rację bytu na wolnym rynku. To jednak nie jest prawdą. Rachunkowość, wraz ze swoim działem księgowością, nie istnieje ze względu na nakazy, lecz dlatego, że pełni niezwykle ważną rolę w prowadzeniu biznesu.
Żeby to przybliżyć, zacznijmy od prostego przykładu:
Oto Adam. Mieszka on w małej miejscowości, w której nie ma sklepu, a jej mieszkańcy jeżdżą na zakupy do położonego kilka kilometrów dalej miasteczka. Adam wpadł na pomysł, że mógłby otworzyć własny mały sklepik, w którym sprzedawałby najpotrzebniejsze produkty, a pozostałe sprowadzałby dla swoich klientów na zamówienie. Wynajął i wyremontował pomieszczenie w domu sąsiada, zbudował kilka regałów sklepowych i ladę, a następnie pojechał do hurtowni i kupił w niej towar za łączną kwotę 2000zł. Znał ceny w sklepie, w którym zaopatrywali się mieszkańcy jego miejscowości, dlatego też swoje ceny ustalił na tym samym poziomie, gdyż spodziewał się, że jego potencjalni klienci uznają, że nie warto jechać gdzieś dalej, skoro tu na miejscu ceny są identyczne. Oczywiście były to ceny wyższe od cen, po których kupował. Adam co tydzień dokupował te same towary i sprzedawał je po tych samych cenach. Jednak po miesiącu, gdy sprawdził swoje konto, okazało się, że ma na nim o 1000zł mniej niż miesiąc wcześniej. „To niemożliwe, pewnie ktoś mnie okradł!” pomyślał Adam. Jednak widział na swoim koncie wszystkie operacje i widział, że wszystko się zgadza. Nikt go też nie napadł w sklepie. Co więc poszło nie tak?
Wieczorem Adam usiadł i wziął swoje rachunki i zapiski jakie prowadził przy sprzedaży. Zestawił po jednej stronie wszystkie wydatki jakie poniósł na towar, sumując 4 rachunki z hurtowni po 2000zł. Potem wziął rachunki ze stacji benzynowych, było ich łącznie pięć na kwoty 200zł. Na koniec dodał jeszcze sumę za miesięczny wynajem lokalu, czyli 1000zł. Łącznie wyszło 10 000zł. Po drugiej stronie tabeli wpisał zsumowaną łączną sprzedaż z podziałem na tygodnie.
Adam dostrzegł, że mimo, iż dostawał za towary więcej niż za nie zapłacił, to jednak firma przyniosła mu stratę. Zaczął się zastanawiać co zrobić – przecież nie mogę tylko wychodzić na zero, lecz również muszę się utrzymać z tego biznesu – pomyślał.
Widzimy, że jeśli ktoś chce prowadzić firmę, bez choćby najprostszych rachunków, będzie zdany na łaskę losu. Równie dobrze mogłoby się okazać, że Adam jednak bardzo dużo zyskał na swojej firmie, jednak bez jakichkolwiek rachunków nie mógłby on przeanalizować i zoptymalizować swojej działalności. Także przy kryzysie miałby problem ze znalezieniem przyczyny, czemu nagle przestał zarabiać.
Adam zaczął więc liczyć. Dowiedział się już wcześniej, że jego biznes przynosi straty, jednak jeszcze nie wiedział dlaczego tak jest, więc zaczął szukać przyczyn. Na samym początku sprawdził jak sprzedają się poszczególne produkty. Okazało się, że po trzech dniach sprzedawał całe zapasy chleba, po czterech wszystkie warzywa, a po pięciu owoce. Zorientował się również, że część domowej chemii zalegała mu w sklepie, ponieważ są to produkty, które starczają na długo, więc ludzie nie kupują ich co tydzień. Jednocześnie część produktów, takich jak soki, dosyć szybko się psuła, przez co Adam co tydzień wyrzucał ich aż połowę. Po przeliczeniu wszystkiego, Adam stworzył sobie listę zakupów do hurtowni, tym razem jednak uznał, że kupi więcej paczkowanego chleba, warzyw i owoców, dzięki czemu nie skończą się tak szybko. Jednocześnie kupił o połowę mniej soków i nie kupił w ogóle chemii domowej, ponieważ miał jeszcze zapas z poprzednich zakupów. Uznał więc, że kupi ją dopiero, gdy zostanie mu zaledwie tygodniowy zapas chemii. Rachunek w hurtowni wyniósł tym razem jedynie 1 500 zł.
Po tygodniu, gdy ludzie zobaczyli, że sklep jest lepiej zaopatrzony i ma więcej produktów faktycznie potrzebnych na co dzień, zaczęli w nim chętniej kupować i robili to przez cały tydzień mając pewność, że niczego nie zabraknie i nie będą musieli specjalnie jechać do miejscowości obok, co zaoszczędzi im czasu i paliwa. Adam co tydzień jeździł do hurtowni i kupował produkty, a raz na cztery tygodnie kupował jeszcze te mniej sprzedające się artykuły, przez co trzy razy w miesiącu wydawał w hurtowni 1 500zł, a raz 2 000zł. Na koniec miesiąca sporządził sobie ponownie rachunek zysków i strat:
Tak więc tym razem, dzięki analizie swojej firmy Adam zarobił 3 500zł, co pokryło stratę z zeszłego miesiąca i pozwoli mu na utrzymanie się co miesiąc z generowanego zysku. Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie rachunki jakie wykonał.
Minęło 10 lat. Adam w tym czasie rozwinął swój sklep. Po czasie otworzył drugi w miejscowości obok, aż w końcu rozbudował swoją działalność do całej sieci małych sklepów. Adamowi nie wystarcza już sporządzony na kartce rachunek zysków i strat, jak wtedy gdy jego działalność była w powijakach. Teraz jego księgowy przygotowuje mu całe sprawozdanie, by dać mu ogólny obraz funkcjonowania całej firmy. Na podstawie tego sprawozdania i porównania go ze sprawozdaniami z poprzednich okresów, Adam jest w stanie wstępnie ocenić czy interesy idą dobrze czy źle: czy firma przynosi zyski, czy ma odpowiednią płynność finansową itp. Jeśli zobaczyłby, że firma osiąga gorsze wyniki, może na podstawie sprawozdania wstępnie określić gdzie szukać przyczyn problemu. Może wtedy podjąć dalsze działania. Gdyby, na przykład, okazało się, że firma przestała być rentowna lub jej rentowność się obniża, Adam może poprosić o raporty dla poszczególnych sklepów, przyjrzeć się ich wynikom i zobaczyć który z nich przynosi zyski, a który straty. Następnie będzie szukał przyczyn dlaczego ten sklep nie przynosi zysków, przeanalizuje jego przychody i koszty. Przyczyny mogą być różne. Adam może zobaczyć na przykład, że mocno spadła sprzedaż. Aby poznać przyczyny będzie musiał porozmawiać z kierownikiem sklepu. Jednak dzięki swoim analizom wie co jest problemem i o co w ogóle ma pytać.
W znanym podręczniku Dr. Barbary Gierusz zatytułowanym „Podręcznik samodzielnej nauki księgowania” znajdujemy następujący opis:
„Działalność gospodarcza może przynieść zamierzone efekty tylko wówczas, gdy opiera się na dokładnej wiedzy o stanie i ruchu zaangażowanych w niej zasobów, przebiegu procesów gospodarczych oraz osiąganych wynikach ekonomicznych. Umożliwia to dobrze zorganizowany i sprawnie działający system ewidencji gospodarczej. (…) Prawidłowo zorganizowana rachunkowość dostarcza kierownictwu podmiotu danych liczbowych niezbędnych do podejmowania decyzji, umożliwia kontrolę terminowości i prawidłowości rozliczeń finansowych (…), kontrolę celowości zużycia czynników produkcji, wykonania planowanych zadań, a także zapewnia ochronę mienia zaangażowanego w danym podmiocie.”[1]
Podsumowując, Adamowi sprzed 10 lat, który wszystkie czynności wykonywał osobiście w swoim małym sklepie, być może wystarczyłyby rachunki robione w pamięci i z całą pewnością nie potrzebował skomplikowanych raportów, gdyż osobiście wiedział o wszystkim co dzieje się w jego sklepie. Jednak wraz ze wzrostem działalności, gdy Adam przestał osobiście uczestniczyć w większości procesów zachodzących w firmie, sprawne zarządzanie firmą jest możliwe dzięki rachunkowości, która dostarcza mu wymaganej wiedzy.
Ten film stanowi zaledwie ogólny opis tego, czym jest i do czego służy rachunkowość. Jeśli temat Was zainteresował i chcecie, abyśmy rozwinęli temat rachunkowości w kolejnych filmach, proszę dajcie nam znać w komentarzach.
Autor: Marek Waszczuk
[1] B. Gierusz, Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr sp. z o.o., Gdańsk 2008, s. 13-15
